Voordat een VVE-bestuur een aannemer voor een advies of offerte uitnodigt, kun je tien dingen op orde hebben die het verschil maken tussen een soepel traject en een traject dat halverwege vastloopt op procedurele zaken. Dit is geen volledige juridische checklist — het is een werkbare lijst van wat in de praktijk telkens opnieuw mis gaat.
De splitsingsakte bepaalt wat gemeenschappelijk is, wat privé, wie eigenaar van het dak/de gevel/de tuin is, en welke besluiten met welke meerderheid moeten. Lees in elk geval de bepalingen over besluitvorming en over wijzigingen aan gemeenschappelijke onderdelen. Bij twijfel: vraag de notaris die de akte heeft gemaakt om een korte toelichting.
Niet ouder dan vijf jaar, met een doorgerekende reservering. Aannemer en bouwadviseur willen dit zien — niet om het MJOP te overrulen, maar om te begrijpen wat er aankomt en hoe je werkzaamheden kunt koppelen.
Voor verduurzamingstrajecten essentieel. Voor renovatie of optoppen prettig om te hebben. Onder SVVE is een onafhankelijk energieadvies subsidiabel — vraag dat als eerste aan.
Wie is nu eigenaar van welk appartement, en wie is contactpersoon? Aan een verouderd register loop je vast bij stemmen tellen, bij het uitreiken van vergaderstukken, en bij bewonerscommunicatie tijdens uitvoering.
Wie van het bestuur mag opdrachten ondertekenen, tot welk bedrag, en op welke voorwaarden? Sommige splitsingsaktes vereisen twee handtekeningen, sommige stellen een maximum aan eenmalige uitgaven zonder vergaderbesluit.
Wat staat er nu op de onderhoudsreservering, en wat is de jaarlijkse aanwas? Tegelijk: wat zegt het MJOP dat in de komende vijf jaar gepland is? Het verschil tussen die twee is het bedrag dat je nu vrij kunt besluiten, of waarvoor je een eenmalige bijdrage nodig hebt.
VVE-opstalverzekering, BTW-positie, en eventuele bestaande onderhoudscontracten. Een aannemer wil weten of er al installateurs of dakdekkers contracten hebben die geraakt worden door het project.
Verzamel adviezen of offertes van eerdere trajecten — ook die niet zijn doorgegaan. Geeft de nieuwe aannemer context (wat is al overwogen, wat is verworpen en waarom) en voorkomt dat je twee jaar geleden al hebt afgewezen wat nu opnieuw wordt voorgesteld.
Voor besluitvorming en voor uitvoering: heb je een actieve bewonerscommissie die zonder vergadering kan klankborden? Twee tot vier mensen die het bestuur tussen vergaderingen door kunnen toetsen scheelt enorm in besluitvormingstempo.
Wanneer is de eerstvolgende ALV, en is het quorum daar haalbaar? Voor verduurzamings- of renovatiebesluiten heb je vaak een gewone meerderheid nodig, maar bij ingrijpende wijzigingen een verzwaarde meerderheid. Een ALV zonder quorum kost je twee maanden voor de tweede vergadering.
Van een losse vraag tot een complete verbouwing — ik denk graag mee. Eén mailtje of telefoontje, en we plannen een vrijblijvend gesprek.